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使用文档管理软件消除业务中的文件

在大多数办公室中,纸质文档是一个日益严重且持续存在的问题,因为它们占用了您可以更好地利用的宝贵空间。许多企业通常有连续的纸质文档流,这些文档在办公室中共享。工作场所。然而,当有一些替代解决方案可用时,为什么还要浪费时间、金钱和资源来打印多份副本呢?如果您作为企业主尚未投资任何文档管理系统,那么这可能是一个明智的主意。 以下是任何企业主在开始消除企业文件之前都应该问的问题列表: 我们哪个部门的纸张最多? 应付账款和人力资源部门可以处理和处理最多的纸张,通过扫描文档可以获得最大的效率。 我们可以自动化任何业务流程吗? 确定是否有任何业务流程可以自动化非常重要,因为它有助于获得可见性、提高效率和建立问责制。

借助业务流程自动

化和电子表格的实施,可以大大减少处理时间。 谁将被分配扫描我们文档的任务? 让您的工作人员处理文档扫描任务似乎是有益的,但将该工作外包更高效 塞浦路斯手机号码列表 且更具成本效益。经过认证且经验丰富的文档扫描合作伙伴可以快速完成扫描工作,并让您的工作人员能够专注于核心业务职责。 如何处理扫描的文件? 扫描后,数字化文档可以存储在云端或内部服务器上托管的文档管理系统中。无论文档存储在何处,它们都是 100% 安全、易于访问且易于处理。 我们的原始文件该怎么办? 将扫描文档上传到文档管理系统后,您可以对原始文档执行两种操作:长期异地存储或粉碎。文档扫描合作伙伴与 NAID 认证的碎纸机合作,确保您的所有纸质文档得到正确、安全的销毁,并提供销毁证书作为验证。

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企业内容管理

是一个旨在管理公司文档的系统。任何非结构化信息(例如 Excel 电子表格、PDF、Word 文档和扫描图像)都会首先存储,并且只有正确的人员在正确 DV 线索 的时间才能访问。实施企业内容管理系统背后的唯一驱动力是更好地开展业务。通过消除对纸张的依赖并根据业务需求组织非结构化信息,公司能够更高效地工作。 企业内容管理系统的好处它可以减少您的纸张消耗 对于您的企业来说,依赖纸质文档可能效率低下且耗时。物理副本可能会放错地方,或者需要花费大量时间才能从一个位置传输或发送到另一个位置。这不仅浪费时间,而且文件打印也很耗时。每天打印文档对于您的企业来说也可能非常昂贵。通过使用企业内容管理系统并消除企业中的纸张,您实际上每年可以节省数百或数千美元。

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